Software à medida compensa quando o trabalho de todos os dias é próprio do negócio, se repete muitas vezes e já não cabe numa folha de cálculo nem num programa pronto. Se um programa que já existe faz o essencial, costuma ser a melhor escolha. O caso difícil está no meio: quando o programa obriga a mudar a forma de trabalhar, ou quando a folha de cálculo já é um sistema que só uma pessoa entende.
Os sinais de que a folha de cálculo já não chega
A folha de cálculo é uma boa ferramenta para começar, e há empresas que funcionam bem com ela durante anos. O problema aparece quando passa a fazer o papel de um sistema sem ter as garantias de um.
- Há várias versões do mesmo ficheiro, e ninguém sabe qual é a certa
- A mesma informação é escrita à mão em dois ou três sítios
- Só uma pessoa sabe como o ficheiro funciona
- Toda a gente vê tudo, porque não há forma simples de dar acessos por pessoa
- Pedidos, candidaturas ou encomendas chegam por email e perdem-se entre mensagens
- O fim do mês passa-se a juntar números de vários sítios
Um sinal sozinho não chega para decidir. Três ou quatro ao mesmo tempo costumam querer dizer que o trabalho já pede outra ferramenta.
Primeiro, o que já existe
Antes de pensar em software à medida, vale a pena ver se um programa pronto resolve. Para a faturação, a contabilidade ou os salários há programas certificados e mantidos por quem só faz isso, e reinventá-los raramente compensa.
Um programa pronto é a melhor escolha quando faz o essencial sem obrigar a empresa a trabalhar contra ele. Começa depressa, cobra uma mensalidade e é atualizado por outros.
Quando o programa pronto não serve
O programa pronto deixa de servir quando o processo é o que distingue o negócio, ou quando a empresa paga por dezenas de funções e usa três. Também falha quando há vários programas que não falam entre si, e alguém faz essa ligação à mão todos os dias.
Nesses casos, o software à medida faz só aquilo de que o negócio precisa, com os nomes e os passos que as pessoas já usam. Liga-se ao website, ao email e aos programas que ficam, em vez de os substituir.
Na plataforma da ProjSuBe Group, as vagas escrevem-se na área de gestão e as candidaturas chegam com o currículo e passam por estados próprios, de Nova a Contratada ou Recusada. Os currículos descarregam-se, a lista exporta-se para uma folha de cálculo e os avisos seguem por email.
Website, aplicação web e sistema
Um website apresenta e convence: é lido por quem ainda não conhece o negócio. Uma aplicação web é um programa que corre no browser, sem instalar nada, e serve para fazer trabalho: registar, aprovar, consultar.
Um sistema à medida é, quase sempre, uma aplicação web feita para um processo concreto, com acessos por pessoa. Pode viver sozinho ou por trás de um website, como a gestão de vagas por trás de uma página de carreiras.
O custo e a forma de reduzir o risco
O custo de um sistema à medida depende do número de ecrãs, dos tipos de acesso, das ligações a outros programas e das regras do negócio. Não há um valor de referência honesto sem conhecer o processo, e desconfio de quem o dá antes de o ver.
Começar pequeno reduz o risco. Nos meus projetos, a primeira versão fica pronta por volta das 5 semanas e resolve a parte do trabalho que mais custa hoje; o resto acrescenta-se com o sistema já em uso.
Uma primeira versão em uso ensina mais do que meses de especificação. Quem a usa diz o que falta, e o que não faz falta nunca chega a ser feito.
O que tem de ficar do lado da empresa
Um sistema à medida guarda dados do negócio e, muitas vezes, dados pessoais de clientes ou candidatos. O RGPD obriga a protegê-los com medidas técnicas adequadas ao risco1, e isso entra no desenho desde o primeiro dia: quem vê o quê, as cópias de segurança, os registos de acesso.
Nos meus projetos, os direitos do trabalho encomendado passam para o cliente com o pagamento integral, e o código e os acessos entregam-se a pedido. Um sistema de que a empresa depende não pode ficar refém de quem o programou.
Três ferramentas, três momentos
- Folha de cálculo: para começar, com poucas pessoas e um processo que ainda muda todas as semanas
- Programa pronto: quando faz o essencial e o processo é comum, como a faturação ou a contabilidade
- Software à medida: quando o processo é próprio, se repete muitas vezes e envolve várias pessoas ou programas
Os sistemas à medida que faço começam por perceber o trabalho tal como é feito hoje, com as folhas e os emails que existem. O pedido começa com o tipo de projeto, o nome e o email, e a primeira conversa serve para decidir se o caminho é mesmo este.